Как определить сроки хранения документов общеобразовательного учреждения : Администрирование школы

Зачем нужно определять сроки хранения документов

Деятельность любого общеобразовательного учреждения сопровождается огромным количеством документов. Определение срока хранения документов имеет большое значение для применения этих документов в дальнейшем.

С целью систематизации и обеспечения необходимого срока хранения документов общеобразовательного учреждения составляется номенклатура дел, которая ежегодно корректируется. Сроки хранения документов указываются в номенклатуре дел в соответствии с нормативными документами.

Чтобы обеспечить надлежащее хранение документов долговременного и постоянного срока хранения необходимо передавать их в архив учреждения. Как создать архив общеобразовательного учреждения – это тема для отдельной статьи.

Как составить индивидуальную номенклатуру дел

Что такое номенклатура дел и как её составить можно прочитать в моей статье “Составление индивидуальной номенклатуры дел” (перейти по ссылке http://festival.1september.ru/articles/634971/). С целью актуализации информации написано продолжение статьи.

Какой документ определяет срок хранения документов

Сроки хранения документов ранее определялись в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000, с изменениями от 27.10.2003). Этот документ утратил силу.

В настоящее время сроки хранения документов определяются в соответствии с Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (в ред. от 04.02.2015) “Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения” (Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 № 18380) (далее по тексту – Перечень) ‹Приложение6›.

В статью 22.1 федерального закона “Об архивном деле в Российской Федерации” от 22.10.2003 № 125-ФЗ (ред. от 02.03.2016) внесены изменения в части сроков хранения документов по личному составу (имеются исключения) ‹Приложение4›:

  • созданные до 2003 года хранятся не менее 75 лет со дня создания;
  • созданные, начиная с 2003 года, хранятся не менее 50 лет со дня создания.

В Перечень также планируется внести поправки, поэтому при определении сроков хранения документов необходимо учитывать последние изменения.

Как работать с Перечнем

“Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения” - многостраничный документ (сначала в форме таблицы расположен Перечень, затем Указатель вида документов). Для эффективной работы в данном документе выставлены гиперссылки.

Для определения сроков хранения документов при составлении номенклатуры дел организации необходимо:

— по Указателю вида документа определить номер статьи Перечня;

— по номеру статьи Перечня определить срок хранения документов;

— срок хранения документов с указанием статьи Перечня и примечанием внести в номенклатуру дел.

Пример определения сроков хранения документов

Например, необходимо определить срок хранения Положения об оплате труда. В п.1.5 раздела Общие положения Перечня ‹Приложение6› переходим на Указатель вида документов (одновременно нажать клавишу Ctrl и щелкнуть мышью по гиперссылке указатель). В Указателе вида документов по алфавиту находим вид документа Положения, выбираем подвид - об оплате труда и премировании работников, затем по указанному номеру статьи 411 переходим в Перечень (одновременно нажать клавишу Ctrl и щелкнуть мышью по гиперссылке 411). В статье 411 Перечня выбираем подпункт а) по месту разработки и/или утверждения, далее указанный срок хранения документа Пост. ‹**› вносим в 4-й столбец номенклатуры дел, а также указываем ссылку на статью ст. 411 а. Если в статье есть примечание, то его вносим в 5-й столбец номенклатуры дел. Аналогично определяем сроки хранения других документов.

Фрагмент номенклатуры дел общеобразовательного учреждения представлен в ‹Приложение1›:.

Ответственность за сохранность документов

В соответствии со статьей 13.20 КоАП Российской Федерации за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов предусмотрено административное наказание в виде предупреждения или наложения административного штрафа:

  • на граждан – в размере от 100 до 300 рублей;
  • на должностных лиц – от 300 до 500 рублей.

Подводя итог статьи, можно сделать вывод о том, что в целях соблюдения архивного законодательства необходимо в общеобразовательном учреждении организовать работу по сохранению документов надлежащим образом.

Необходимые нормативные документы

Список нормативных документов, которые помогут при составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения документов общеобразовательного учреждения, представлен в сводной таблице ‹Приложение2›.

Полные тексты нормативных документов представлены в приложениях:

  • ‹Приложение3›
  • ‹Приложение4›
  • ‹Приложение5›
  • ‹Приложение6›
  • ‹Приложение7›
  • ‹Приложение8›
  • ‹Приложение9›
  • ‹Приложение10›
  • ‹Приложение11›
  • ‹Приложение12›
  • ‹Приложение13›
  • ‹Приложение14›

P/S: Имею краткосрочное повышение квалификации по темам “Документационное обеспечение организации” (ИРО Иркутской области, 72 ч., 2010 г.), “Документационное обеспечение управления” (Институт повышения квалификации ФГБОУ ВПО “БГУЭП” г. Иркутск, 72 ч., 2015 г.), а также практический опыт работы по данному направлению.

Читать еще:


Новые материалы:

Урок внеклассного чтения в 6-м классе "Сравнительный анализ стихотворения С.Есенина и рассказа А.Платонова «Корова»" :: Рецензия на программу факультативного курса по литературе (10–11-е классы) (гуманитарные группы) "Мировая художественная литература на рубеже XIX и ХХ вв." :: Обобщающий урок по литературе в 6-м классе :: Урок-презентация по теме: "В человеке все должно быть прекрасно…" (Страницы жизни и творчества А.П. Чехова) :: Урок литературы в 11-м классе "Я последний поэт деревни…" :: 25 самых ожидаемых фильмов 2018 года: даты выхода :: Мебель/Мебель для дома/Тумбы/Прикроватные тумбы / Life in Trend / Тумба прикроватная Reina ::

Отзывы (через аккаунты в социальных сетях Вконтакте, Facebook или Google+):

Оставить отзыв с помощью аккаунта ВКонтакте:

Оставить отзыв с помощью аккаунта FaceBook:

Самое популярное:
Звуко-буквенный разбор слов : Начальная школа - Хелси и Смарт

Научить детей реально оперировать звуками, т.е. развивать фонетический слух.

Интерактивная карта загрязнения воздуха онлайн, обновляется в режиме реального времени

Экологическая карта загрязнения воздуха, которым мы дышим. В режиме реального времени.

Тесты для задания 7 ЕГЭ по русскому языку : Русский язык

Представленные тесты дают возможность учащимся приобрести практические навыки, связанные с нахождением нарушений синтаксической нормы. Умение видеть и исправлять данный вид ошибок при построении предложений позволяет не только дать правильный ответ при выполнении этого задания, но и не допускать подобных ошибок в сочинительной части экзамена.

Год свиньи 2019 - чем он характеризуется и что несет : новый год - Хелси и Смарт

Свинья всегда стояла в животном мире особняком. Решая сходные с человеческими задачи, построив на совершенно иной генетике организм настолько близкий к человеческому, что хоть сейчас сердце пересаживай (об этом чуть ниже), свинья остается одинаково свободной в любой обстановке - хоть в грязной луже, хоть на дворцовом паркете.

Лабораторная работа №3 "Знакомство с внешним строением растения". 5-й класс : Биология

Урок биологии в 5-м классе по программе Понаморевой И.П. является 2-м в теме «Растения». Тип урока: урок комплексного применения знаний с целью продолжить формирование представления об органах растений: вегетативных и генеративных; значении их для растения; развитие понятий “орган”, «голосеменные», «покрытосеменные» «вегетативные органы» «генеративные органы» формирование представлений о двух группах органов, вегетативных (побег и корень) и генеративных (цветок, плод с семенами).

Контроль знаний учащихся 10-го класса по темам "Алкены"и "Алкины" : Химия - Хелси и Смарт

Данная работа предложена учащимся с целью контроля усвоения программного материала по непредельным углеводородам (алкинам и алкенам) и задачами: проверить уровень усвоения номенклатуры и изомерии, умение получать алкены и алкины, составлять уравнения реакций с их участием, решать качественные и расчетные задачи по данным темам. Работа составлена с учетом индивидуального подхода: 1 вариант - облегченный; 2 вариант - средний уровень; 3 вариант - усложненный.

Тестовые задания по экологии : Экология

Тестовые задания предназначены для проверки и закрепления знаний учащихся 8–11-х классов по курсу «Основы экологии». Данные тесты дают возможность быстро и объективно организовать проверку знаний учащихся по разделам «Основы экологии», «Учение о биосфере», «Экология популяций», «Взаимоотношения организмов», «Экология экосистем».


Школьные занятия:
 
Контакты Научно-популярный портал "Познание - XXI век".
111672, г. Москва, ул. Новокосинская, д. 15, корп. 7.
Для связи E-mail: . spieler@detishka.ru
 
ADD